Datenschutzrecht: Die wichtigsten 5 Fragen (und Antworten) zur Nutzung von Mitarbeiterfotos im Internet

Inhalt:

Einleitung: Die Gretchenfrage – Einwilligung in die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos

Frage #1: Wie sieht eine (vernünftige) Einwilligung in die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos aus?

Frage #2: Wann ist (ausnahmsweise) keine Einwilligung in die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos erforderlich?

Frage #3: Was, wenn die Mitarbeiterin die Einwilligung widerruft?

Frage #4: Was, wenn die im Internet abgebildete Mitarbeiterin kündigt?

Frage #5: Was, wenn die Löschung von Fotos im Internet trotz Aufforderung unterbleibt?

Gretchenfrage: Wie hältst Du’s mit der Einwilligung in die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos?

Unternehmen veröffentlichen gerne Fotos von ihren Mitarbeitern auf der Homepage oder in den Sozialen Netzwerken. Mitarbeiter sind meist das wichtigste Kapital des Unternehmens und repräsentieren es nach außen. Aus Sicht des “Employer Branding” spricht extrem viel dafür, Mitarbeiter auch visuell als Markenbotschafter einzusetzen – aber Obacht: Nicht alles, was faktisch geht, geht auch rechtlich. Und wie sieht es eigentlich aus, wenn der Lieblingsmitarbeiter oder die Lieblingsmitarbeiterin kündigt? Kann dann auf dem Webauftritt alles beim Alten bleiben? Wir versuchen einige Antworten zu geben.

Zunächst einmal: alles hängt irgendwie mit dieser ominösen “Einwilligung” zusammen. Die muss der Arbeitgeber vor der Veröffentlichung des Fotos bei dem Mitarbeiter eingeholt haben. Anderenfalls drohen (unter anderem) Schadensersatzansprüche, daneben natürlich Beseitigung und Unterlassung. Das Arbeitsgericht Münster sprach in einem Fall nicht erteilter Einwilligung (Urteil vom 25.03.2021 – 3 Ca 391/20) einer Arbeitnehmerin 5.000 € aus Art 82 Abs. 1 DSGVO, §§ 823 BGB i.V.m. 22 Kunsturhebergesetz (KUG) zu.

#1: Wie sieht die Einwilligung in die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos aus?

• Die Einwilligung muss freiwillig erteilt worden sein. Dem Mitarbeiter muss klar sein, dass ihm keine Konsequenzen drohen, wenn er die Einwilligung nicht erteilt. Zudem sollte die Einwilligung unabhängig vom Arbeitsvertrag eingeholt werden, da sich der Mitarbeiter aufgrund des besonderen Abhängigkeitsverhältnisses gezwungen fühlen könnten, der Veröffentlichung zuzustimmen. Unter keinen Umständen darf das Arbeitsverhältnis von der Zustimmung zur Veröffentlichung abhängig gemacht werden.
• Die Einwilligung muss Angaben zu Art, Ort und Zweck der Veröffentlichung enthalten. Der Arbeitgeber muss diese Angaben so präzise wie möglich, und zwar in Textform (§ 26 Abs. 2 S. 4 BDSG), formulieren. Inhaltlich sollten die folgenden Fragen beantwortet werden: auf welcher Website oder auf welchen Social-Media-Plattformen wird das Foto erscheinen? In welchem Kontext wird das Foto verwendet werden? Welcher Zweck verfolgt die Veröffentlichung? Fehlen diese Angaben, ist die Einwilligung zu unbestimmt und daher unzulässig, und das schreiben wir, damit es hängen bleibt, an dieser Stelle gleich nochmal hin:
  Es ist unsinnig, genau das zu tun, was viele immer möchten, damit sie ihre Ruhe vom Datenschutz haben, nämlich eine eierlegende-Wollmilchsau-Einwilligung zu formulieren. Man nennt sowas “Generaleinwilligung” und weil der Einwilligende bei so etwas gar nicht mehr weiß, in was er eigentlich einwilligt, ist so etwas rechtlich nicht wirksam.
• Die Einwilligung muss vor der Veröffentlichung des Fotos eingeholt werden, damit der Mitarbeiter bereits im Vorwege weiß, für welche Zwecke auf welchen Präsenzen das Foto veröffentlicht werden soll. Nur so besteht die Möglichkeit, sich den Konsequenzen wirklich bewusst zu werden.
• Die Einwilligung hat schriftlich oder elektronisch zu erfolgen, § 26 II S. 3 BDSG. Und was bedeutet dies nun konkret für die Praxis? Nach deutschem Verständnis würde die Einwilligung entweder handschriftlich unterschrieben sein (schriftlich) oder, im elektronischen Verkehr (z.B. E-Mail), mit dem Namen des Ausstellers und einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 126a BGB) versehen sein müssen. Faktisch würde es bedeuten, dass die Beteiligten, um der elektronischen Form gerecht zu werden, zunächst eine qualifizierte elektronische Signatur bei einem Zertifikatanbieter (sofern nicht vorhanden) erwerben müssten. Dies würde jedoch eindeutig dem Sinn und Zweck des § 26 BDSG widersprechen. Durch die Schriftform soll nämlich lediglich sichergestellt werden, dass die Parteien sich dauerhaft über den Inhalt der Einwilligung informieren können. Dieser Zweck ist auch durch Textform (§ 126b BGB) erreicht, sodass es ausreichen sollte, wenn der Inhalt der Einwilligung mit dem Namen des Ausstellers versehen ist und auf einem dauerhaften Datenträger gegen eine Änderung geschützt ist. Eine schreibgeschützte PDF würde diesem Erfordernis z.B. gerecht werden.
• Zudem muss der Arbeitgeber die Mitarbeitenden über ihr jederzeitiges Widerrufsrecht gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO zumindest in Textform (§ 26 Abs. 2 S. 4 BDSG) aufklären.

#2: Wann ist ausnahmsweise keine Einwilligung in die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos erforderlich?

Es ist gemäß § 26 Abs. 1 BDSG ausnahmsweise keine Einwilligung notwendig, wenn das Foto für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Dabei sollte die Erforderlichkeit von Fotos in der Praxis nur in den seltensten Fällen tatsächlich relevant sein. Liegt ein milderes Mittel vor, das den Zweck des Fotos in gleichem Maße gerecht wird, so ist das Foto nicht erforderlich. So ist z.B. eine Veröffentlichung eines Mitarbeiterfotos aus dem Grunde des häufigen Kundenkontakts des/der Mitarbeitenden nicht ausreichend. In diesem Fall wäre die Angabe von Kontaktdaten (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) ausreichend.

#3: Was ist zu tun, wenn ein Mitarbeiter seine Einwilligung in die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos widerruft?

Widerruft ein Mitarbeiter seine Einwilligung zur Veröffentlichung seines Fotos, dann hat der Arbeitgeber dafür zu sorgen, dass das Foto umgehend von allen Präsenzen entfernt wird. Sollte das Foto analog (z.B. in Druckerzeugnissen wie Broschüren, Werbeflyern oder Katalogen) verwendet worden sein, dann hat der Arbeitgeber dafür zu sorgen, dass das Foto in der Zukunft nicht mehr verwendet wird.

#4: Was ist zu tun, wenn ein Mitarbeiter, dessen Foto im Internet veröffentlicht ist, kündigt?

Wenn ein Mitarbeiter kündigt, bedeutet dies nicht automatisch, dass das Unternehmen die veröffentlichten Fotos nicht mehr nutzen darf. Es könnte in dem Fall des Ausscheidens aus dem Unternehmen jedoch sein, dass die konkrete Art der Darstellung – z.B. die Vorstellung des Mitarbeiters – nicht mehr von der Einwilligung gedeckt ist. Daher hat der Arbeitgeber insbesondere nach einer Kündigung zu überprüfen, ob der Zweck der Veröffentlichung des Fotos noch dem der erteilten Einwilligung entspricht. Wenn nicht, dann ist unverzüglich zu löschen. Wenn der Arbeitgeber meint, die Darstellung sei noch von der Einwilligung gedeckt, so darf das Foto bis zum Widerruf veröffentlicht bleiben.

#5: Welche Konsequenzen drohen, wenn ein Arbeitgeber Mitarbeiterfotos im Internet trotz Aufforderung nicht löscht?

Wenn ein Arbeitgeber dem Widerruf bzw. der Aufforderung der Löschung nicht rechtzeitig nachkommt, dann drohen ihm Schmerzensgeldforderungen von seinen (Ex-)Mitarbeitern. So sprach das Landesarbeitsgericht Köln (Urteil vom 14.09.2020 – 2 Sa 358/20) einer Arbeitnehmerin ein Schmerzensgeld in Höhe von 300 € aus Art. 82 Abs. 1 DSGVO zu, da der Arbeitgeber ein Foto versehentlich nicht gelöscht hatte. Dabei berücksichtigte das Gericht bei der Bemessung der Höhe des Schmerzensgeldes u.a. den Verschuldensgrad des Arbeitgebers für die Nichtlöschung als auch die Intensität der Rechtsverletzung. Es ist also durchaus denkbar, dass bei sensibleren Fotos und/ oder einem schwereren Verschuldensgrad des Arbeitgebers die Schmerzensgeldforderung höher ausfallen kann. In speziellen Einzelfällen drohen dem Arbeitgeber auch Schmerzensgeldforderungen von bis zu 5.000€ (vgl. Arbeitsgericht Münster, Urteil vom 25.03.2021 – 3 Ca 391/20).